Bon de livraison : définition et mise en place pour une entreprise

Le bon de livraison est un document commercial essentiel qui atteste la remise de marchandises entre un fournisseur et son client. Bien que non obligatoire, ce document apporte une sécurité juridique aux deux parties en cas de litige. Sa création demande de respecter certaines règles pour garantir sa valeur. Découvrez comment établir ce document indispensable à une gestion rigoureuse de vos livraisons.

Le bon de livraison : qu’est-ce que c’est ?

Le bon de livraison représente un document commercial essentiel lors de la remise de marchandises entre un fournisseur et son client. Sa fonction principale consiste à attester la réception conforme des produits commandés.

Établi en plusieurs exemplaires, ce bordereau détaille la nature et la quantité des articles livrés. Un exemplaire reste chez le fournisseur tandis que l’autre revient au client après signature, matérialisant le transfert de propriété et de responsabilité des biens. Pour faciliter la mise en place de copies, nous vous recommandons d’utiliser des carnets autocopiants.

L’importance du bordereau de livraison

Pourquoi ce document est essentiel pour votre entreprise ? Le bordereau liste l’ensemble des marchandises livrées, leur code produit et la quantité de chaque produit. En signant ce document, votre client atteste qu’il ne manque aucun produit et que ces derniers sont tous en bon état. Une fois ce document signé, il ne pourra plus faire de réclamation. Ainsi, le bon de livraison fait preuve de livraison conforme et dans les délais prévus, ce qui permet au fournisseur de se couvrir en cas de litige.

Le bordereau de livraison garanti aussi une bonne traçabilité de la marchandise. Chaque produit livré à destination est enregistré, ce qui facilite la gestion d’information ainsi que des stocks pour votre entreprise.

Qui doit établir ce document ?

La rédaction du bon de livraison incombe au fournisseur ou vendeur de la marchandise. Ce dernier prépare le document avant l’expédition des produits vers son client. Dans certaines situations, le transporteur mandaté par le fournisseur peut aussi se charger de son élaboration.

Les entreprises disposant d’un service logistique dédié confient généralement cette tâche à leurs préparateurs de commandes. Ces professionnels maîtrisent parfaitement le processus d’expédition et les exigences liées à ce type de document.

Pour les prestations de services, le professionnel intervenant sur site rédige un bon d’intervention qui remplit les mêmes fonctions qu’un bordereau de livraison classique. Sa signature par le client valide l’achèvement des travaux réalisés.

Les mentions obligatoires à mettre sur un bon de livraison

Si vous devez établir pour votre entreprise un modèle de bon pour vos futures livraisons, voici les éléments clés qu’il faudra obligatoirement mentionner sur le document :

• Le numéro unique du bon de livraison
• La date d’expédition et de livraison des marchandises.
• La raison sociale complète avec le numéro SIREN, RCS et l’adresse de chaque partie.
• La description détaillée des produits livrés : références, quantités, poids, prix et caractéristiques techniques essentielles.
• L’adresse exacte du lieu de livraison si différente de l’adresse de facturation du destinataire.
• Le numéro de commande client associé pour assurer la traçabilité complète des marchandises livrées.
• Modalités de paiement et de garantie.
• Le délai de rétractation et le recours possible en cas de litiges.

Bon de livraison vs facture : différences

Un bon de livraison ne remplace jamais une facture : ces deux documents ont des rôles bien distincts. Le bon atteste uniquement la réception physique des marchandises, tandis que la facture déclenche l’obligation de paiement.

La chronologie les distingue aussi clairement. Le bon accompagne la livraison des produits, alors que la facture arrive après, récapitulant le montant total à régler. Par exemple, lors d’une livraison de matériel informatique, le client signe d’abord le bon pour confirmer la réception conforme, puis reçoit la facture détaillant les conditions de règlement.

Créer votre document pas à pas

Pour créer un bon de livraison répondant aux besoins de votre entreprise, voici les différentes étapes à suivre :

• Commencez par sélectionner un logiciel adapté comme Excel ou un outil de gestion commerciale professionnel. Vous pouvez utiliser des logiciels de facturation comme Sellsy ou Evoliz.
• Structurez votre modèle de page en sections distinctes : entête pour les coordonnées, zone centrale pour les articles, pied de page pour signatures. Veillez à produire un document lisible en choisissant une police d’écriture suffisamment grande et des couleurs contrastées.
• Prévoyez un espace pour les réserves du client afin qu’il puisse noter d’éventuelles anomalies à la réception.
• Personnalisez la mise en page avec votre charte graphique : logo, couleurs et polices de caractères cohérentes avec votre identité visuelle.
• Créez une numérotation chronologique unique pour vos numéros de bons. Cela vous permettra de faciliter le suivi et le classement des documents.

Exemple de bon de livraison

Voici un exemple de composition de bon de livraison :

Conservation du bon de livraison et aspects légaux

La durée légale de conservation des bons de livraison s’étend à 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable. Cette obligation s’applique aux documents papier comme aux versions numériques.

Un archivage rigoureux s’avère indispensable pour prouver la bonne exécution des livraisons en cas de contrôle fiscal ou de litige commercial. La signature du destinataire sur le bon constitue une preuve juridique de la réception conforme des marchandises.

Pour être certain de bien conserver ces documents, nous vous recommandons d’opter pour des carnets autocopiants qui vous permettront de conserver différentes copies.